جستجوی پیشرفته               
 
HRIS و چگونگي تاثير آن در تسهيل فرآيندهاي مديريت‌ منابع‌ انساني


چکيده

مقاله حاضر به بررسي يکي از انواع سيستمهاي اطلاعاتي به نام سيستم اطلاعاتي منابع انساني (HRIS) مي پردازد. در اين مقاله سعي شده است که در ابتدا ضرورت استفاده از اين نوع سيستم اطلاعاتي بيان شود، سپس اين سيستم اطلاعاتي به عنوان سيستمي که تسهيل کننده فرآيندهاي مديريت منابع انساني است، معرفي شده است. در ادامه ماهيت، ساختار و کاربرد سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني تشريح شده است.

 

با توجه به اينکه منابع انساني بخشي از منابع سازماني و از جمله مهمترين آنهاست، مديريت منابع انساني با فرآيند برنامه ريزي منابع سازماني (ERP) در ارتباط است و در نتيجه در قسمتي از مقاله حاضر سيستم اطلاعاتي منابع انساني به عنوان قسمتي از فرآيندERP در سازمان مورد بررسي قرار گرفته است.

از آنجايي که هدف اين سيستم اطلاعاتي کمک به بهبود فرآيندهاي مديريت منابع انساني است، لازم است طوري طراحي شود که از عهده انجام اين نقش مهم برآيد. بنابراين در قسمتي از اين مقاله به بررسي تغييراتي پرداخته ايم که بايد در طراحي اين سيستم اعمال شود تا به بهبود نقش منابع انساني سازمان کمک کند.

با توجه به اينکه هر نوع تکنولوژي در سازمان عليرغم مزايايي که با خود به ارمغان مي آورد محدوديتهايي را نيز در بر دارد، در قسمت پاياني مقاله به بررسي مزاياي حاصل از بکارگيري سيستم اطلاعاتي منابع انساني در سازمان پرداخته ايم و همچنين موانعي که فراروي اجراي اين سيستم در سازمان است را نيز مورد بررسي قرار داده ايم.

مقدمه

اطلاعات شرط لازم براي يک تصميم گيري صحيح است. فعاليتهاي کارمنديابي، استخدام، نگهداري، بهسازي نيروي انساني، آموزش، ارزشيابي، برنامه ريزي و ساير اجزاء سيستم مديريت منابع انساني، گردش داده ها و اطلاعات مخصوص به خود را دارند و با افزايش حجم آنها و نوع نياز مديران در سطوح مختلف سازمان به اطلاعات مناسب، لزوم سازماندهي به اين امر و ايجاد سيستم صحيح براي آن داراي اهميت مي گردد.

سيستم اطلاعاتي مديريت منابع انساني(Human Resource Information System ) قادر است تا با توليد، سازماندهي، نگهداري و توزيع اطلاعات نيروي انساني به مديران سازمان در سطوح مختلف تصميم گيري به عنوان يک ابزار بسيار ارزشمند کمک کند. اين سيستم اطلاعاتي قادر است تا با استفاده از پايگاههاي داده در رابطه با نيروي انساني سازمان، اطلاعات مورد نياز را براي تصميم گيري مديران مياني و مديران ارشد سازمان در رابطه با مديريت منابع انساني سازمان فراهم سازد.
 
معرفي سيستم اطلاعاتي منابع انساني

سيستم اطلاعاتي منابع انساني ترکيبي از پايگاههاي داده، کاربردهاي کامپيوتر، سخت افزار و نرم افزار مورد نياز براي جمع آوري (ضبط)، ذخيره، مديريت، انتقال، ارائه و دستکاري داده ها براي منابع انساني است. اين سيستم در دهه 1960 توسعه پيدا کرد. پژوهشهاي انجام شده نشان داده اند که اکثر شرکتهاي موفق از HRIS براي حمايت و پشتيباني از عمليات روزانه منابع انساني استفاده مي کنند. امروزه HRIS نه تنها براي مقاصد اداري، بلکه براي تصميم گيريهاي تجاري و استراتژيک نيز به کار مي رود. (منبع 2)
HRIS نوعي پايگاه داده کارکردي است که براي نگهداري داده ها در رابطه با کارکنان و حمايت از فعاليتهاي منابع انساني مانند کارمنديابي، انتخاب، مديريت عملکرد، آموزش و توسعه طراحي شده است. داده هاي ذخيره شده در HRIS مهم هستند، زيرا افراد سازمان بزرگترين دارايي سازمانند و توانايي بکارگيري منعطف اين داراييها مي تواند کليد دستيابي به مزيت رقابتي در دنياي دانشي امروز باشد.


در دنياي فعلي تخصيص و مديريت منابع انساني کوتاه مدت براي برآوردن نيازهاي لحظه اي، جايگزين برنامه ريزي بلندمدت منابع انساني شده است. اين حقيقت که افراد به طور فزاينده اي بين سازمانهاي مختلف جابجا و منتقل مي شوند و اغلب با قراردادهاي کوتاه مدت کار مي کنند و يا با پيشنهاد بهتر به سازمان ديگري مي روند به اين معني است که کاربرد استراتژيک منابع انساني يک موضوع و نگراني مهم است. اين امر تنها از طريق يک سيستم اطلاعاتي يکپارچه منابع انساني قابل حل است که قابليت دسترسي سريع به اطلاعات جاري در رابطه با افراد و مهارتهاي آنها را دارد.

بسياري از سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني قسمتي از سيستمهاي گسترده تر سازماني هستند که ادغام و يکپارچه سازي اطلاعات سازماني را در رابطه با منابع انساني و کارکردهاي عمده آنها امکانپذير مي سازند. (منبع 5)

سازمانهاي موفق به طور فزاينده اي با تأکيد رو به رشد آنها بر اهرمي ساختن داراييهاي دانش مثل مهارتها و دانش کارکنان به عنوان منبع اصلي مزيت رقابتي شناخته مي شوند. دانش همواره مفهوم مشخصي بوده است اما نکته قابل تأمل در رابطه با دانش در دوران کنوني، ارتباط آن با تسريع نوآوري و تغيير است. بنابراين بکارگيري و مديريت شايستگيهاي کليدي و قابليتهاي افراد و توانايي آنها در توسعه و بکارگيري دانش است که براي بقا بسياري از سازمانها در قرن بيست و يک مهم و حياتي است.

اين امر ايجاب مي کند که کارکنان به دقت انتخاب شوند، پرورش و توسعه يابند و اگر دانش آنها به صورت اثربخشي مورد بهره برداري قرار گيرد ضروري است که تلاشهايي براي ارتقاء و توسعه تعهد، مشارکت، مهارتها و تجربيات آنها صورت گيرد. در چنين سازمانهاي مشوق دانش، کارکنان اغلب به عنوان ارزشمندترين دارايي سازمان قلمداد مي شوند. بنابراين مديران بايد در انتخاب راههاي کنترل و مديريت کارکنان و وظايف سازماني آنها دقت کنند. اين امر همواره ما را از کنترل مستقيم دور مي کند، جايي که کارکنان عامل ديگري مانند ساير منابع در توليد محسوب مي شوند که بايد به دقت و سختي و از نزديک مديريت شوند. کنترل غيرمستقيم شامل تسهيم فرهنگ سازماني است که در آن تيمهاي خودگردان در اهداف و نيازهاي سازمان و تصميم گيري در مورد فعاليتهاي روزانه سهيم اند و اين امر موجبات توانمندسازي و تعهد آنها را فراهم مي کند. اين امر مستلزم ارتقاء فرهنگ اعتماد بالا، تشويق توسعه اجتماعات و تسهيل توسعه مستمر کارکنان و دانش آنهاست. اين فعاليتها همان روشهاي مديريت منابع انساني هستند.

بيشترِ توجه، به سمت رويه هايي است که ما را به سمت فعاليتهاي HRM سوق مي دهد و نه راههاي دستيابي به آن. يکي از حوزه ها مربوط به الزامات تغيير نقش متخصصان منابع انساني و مديران صفي است. اگر کارکنان ارزشمندترين دارايي سازمانند، دانش متخصصان منابع انساني در رابطه با مهارتها و شايستگيهاي کارکنان بايد مورد بهره برداري قرار گيرد و بدين منظور آنها بايد خود را با گرايشات استراتژيک منطبق سازند و منابعي در اختيار داشته باشند که آنها را قادر سازد که مشارکت بيشتري در استراتژيهاي گسترده سازماني داشته باشند. علاوه بر آن، متخصصان منابع انساني به تنهايي نمي توانند جوي از اعتماد به وجود آورند يا در کارکنان تعهد ايجاد کنند يا اينکه تمام کارکنان را هدايت کنند و توسعه دهند. موضوع ضروري ديگر مشارکت فزاينده مديران صفي در فرآيندهاي منابع انساني است. بدين منظور که با اين عمل به متخصصان منابع انساني اين امکان را بدهند که زمان بيشتري صرف حمايت و مشاوره در رابطه با برنامه هاي تغيير استراتژيک بکنند. (منبع 4)

 ماهيت، ساختار و کاربرد سيستم اطلاعاتي منابع انساني                     

تاننبوم  (Tannenbaum-1990) سيستم اطلاعاتي منابع انساني را به عنوان ابزاري تعريف کرده است که براي دستيابي، ذخيره، دستکاري، تحليل، اصلاح و توزيع اطلاعات در مورد منابع انساني سازمان به کار مي رود. در عمل، دو تحليل از کاربرد سيستم اطلاعاتي منابع انساني وجود دارد و حداقل دو حد متفاوت از کاربرد در ادبيات موضوع پيش بيني شده است. به عنوان مثال، کواک  و کث کارت  (1990) اظهار داشته اند که اطلاعات HRIS در درجه اول مي توانند براي مقاصد اداري که موجب کاهش هزينه و زمان مي شوند و در درجه دوم براي حمايت از تصميمات تحليلي به کار روند. به طور مشابه، مارتينسونز  کاربردهاي متفاوت HRIS را مطابق درجه پيچيدگي آن طبقه بندي کرده است. او اظهار داشته است که اجراي حقوق و مزايا و نگهداري اطلاعات و غيبتهاي کارکنان به صورت الکترونيکي غيرپيچيده اند و او اين امر را کاربرد کوته بينانه اتوماسيون مي داند. از طرف ديگر، استفاده از IT در کارمنديابي، استخدام، آموزش، توسعه، برنامه ريزي منابع انساني و ارزيابي عملکرد تحت عنوان موارد پيچيده طبقه بندي مي شوند و اين به علت اطلاعاتي است که براي حمايت از تصميماتي ايجاد مي شود که مستلزم قضاوت کارشناسانه و ماهرانه ودستکاري پيشرفته تر اطلاعات در خصوص منابع انساني است که جنبه سخت  Hard HRM)HRM)را منعکس مي کند.

 

در سال 1986 بسياري از سازمانها در هال  و تورينگ تونز  IT را به عنوان نيرويي از کارکرد پرسنل به کار مي برند که دستيابي به مقاصد اداري را آسان مي کند ودر پيش بيني، تحليل و حمايت از تصميمات مثمرثمر است. گزارشات تجربي از آن زمان به بعد دلالت مي کنند که تغيير کمي در اين زمينه صورت گرفته است.

به نظر مي رسد که کاربرد سطح پايين، از عوامل گوناگون در محيط منابع انساني نشأت گرفته است: عناصري مانند اندازه سازمان، فرهنگ، استراتژي، قدرت، سياست و مهارتهاي IT در گذشته آزمون و بررسي شده اند. برودريک  و بودريو  (1992) فرض کرده اند که کاربرد HRIS از طريق استراتژي منابع انساني تعيين مي شود و يک فرآيند انطباق بين استراتژيهاي گوناگون و کاربرد متفاوت سيستم را توصيف مي کند. جايي که استراتژيها موجب کاهش هزينه مي شوند يک سيستم Transaction مبتني بر کامپيوتري کردن کارهاي ساده HR نتيجه مي شود که مي تواند با کاربردهاي "غيرپيچيده" اي که توسط مارتينسونز تعريف شده اند برابر باشد. يک استراتژي مبتني بر کيفيت با نگرش سيستمهاي خبره منطبق است، در حالي که سيستمهاي DSS با استراتژي نوآوري منطبق هستند. مؤسسه مطالعات استخدامي(IES/ IPP)  پيشنهاد مي کند که يک عامل تعيين کننده مهم از کاربرد سيستم توسط کاربر، طول دوره زماني است که سيستم مورد استفاده قرار مي گيرد که اين امر نشاندهنده يک رابطه عکس بين زمان استفاده از سيستم و رضايت کاربر است.

رابطه بين اندازه سازمان و کاربرد HRIS در ابتدا توسط هال و تورينگ تون (1986) تعريف شده است. با وجود تمرکز بر سازمانهاي بزرگتر، تالر  و کارتر  (1998) مشاهده کرده اند که ممکن است دو تفاوت بنيادي بين سازمانهاي کوچکتر که يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني را خريداري کرده اند و سازمانهاي بزرگتر وجود داشته باشد. به طور آشکار، يک شرکت کوچک ممکن است توانايي مالي نداشته باشد و ممکن است لزوما نيازي به پيچيدگي سيستمهاي برنامه ريزي منابع سازمانهاي بزرگ (ERP) مثل People Soft و يا SAP را نداشته باشند. ريسک بيشتر خواهد بود چنانچه يک شرکت کوچک اين سيستم را براي آموزش و حل مسأله دشوار يابد که اين سختي با پياده سازي نرم افزار جديد همراه است. بنابراين بر طبق شواهد تالر و کارتر يک شرکت کوچک بايد احتياط بيشتري در رابطه با سيستمي که مي پذيرد اعمال کند و بنابراين زمان بيشتري طول مي کشد که کاربردهاي پيچيده اطلاعاتي که توليد مي کند را توسعه دهد. بنابراين اندازه و مدت زمان مستقيما دلالت بر کاربرد خروجيها براي کسب و کارهاي کوچک دارد. اين مباحثه همچنين توسط مارتينسونز حمايت شده است که دريافته است که در هونگ کونگ و کانادا سيستمهاي HRIS در شرکتهاي بزرگتر نسبت به شرکتهاي کوچکتر معمولترند.

در نتيجه:
• هر اندازه تعداد افراد سازمان بيشتر شود، به احتمال زياد يکي از کارکردهاي منابع انساني، نگهداري الکترونيکي اطلاعات هم در رابطه با افراد و هم سازمان خواهد بود.
• با افزايش تعداد کارکنان سازمان، بايد تحليلهاي اطلاعاتي توسط سيستمهاي HRIS صورت گيرد.
• فقط نيمي از شرکتهايي که کمتر از 500 نفر پرسنل دارند از HRIS استفاه مي کنند و اين شرکتها فقط ماژولهاي اصلي منابع انساني را به کار مي برند.
• با افزايش تعداد کارکنان سازمان، احتمال خريداري ماژولهاي غيراصلي و اضافي منابع انساني کمتر خواهد شد.
• سازمانهايي که اخيرا اقدام به خريداري HRIS کرده اند، به احتمال زياد ماژولهاي اضافي را نيز خريداري مي کنند.
• به طور کلي سيستمهاي اطلاعاتي منابع انساني هنوز براي مقاصد اداري به کار مي روند، آنهايي که HRIS را در آموزش و کارمنديابي به کار مي گيرند در حال فاصله گرفتن از اين کاربرد هستند. (منبع 1)


HRIS به عنوان بخشي از فرآيند برنامه ريزي منابع سازماني (Enterprise Resource Planning )

در ادبيات تغيير شکل فرآيندهاي تجاري با استفاده از IT، يکي از توسعه هاي کليدي معرفي سيستم ERP (برنامه ريزي منابع سازماني) است. يک سيستم ERP، سيستمهاي IT مختلفي از بخشهاي کارکردي سازمانها که براي تشکيل يک پايگاه داده معمول سازماني ادغام شده اند را با يکديگر ترکيب مي کند. با وجود اينکه اين سيستمهاي IT ترکيبي هستند، اما سازمانها را ملزم مي کنند که فرآيندهاي خود را با الزامات سيستم منطبق سازند و يا حتي دوباره بر روي آنها کار کنند. سيستم اطلاعاتي منابع انساني به عنوان قسمتي از سيستم ERP داده هايي را براي منبع يابي کارکنان، پاداشها، آموزش و ... ثبت و ضبط مي کنند. بنابراين داده ها در مورد کارکنان مي توانند به صورت انعطاف پذيرتري به کار گرفته شوند تا شيوه هاي مديريت کارکنان در سازمانها و نقش واحد منابع انساني را متحول سازند.

به عنوان مثال، به دنبال و در پي تعريف سيستم ERP HR، هر يک از کارکنان به طور بالقوه دسترسي مستقيم به داده هاي خود دارند و مي توانند براي ورود داده به سيستم تقويت شوند. مديران صفي مي توانند دسترسي مستقيم به داده ها در مورد کارکنان خود داشته باشند و از اين داده ها براي مديريت اثربخش آنها استفاده کنند (به عنوان مثال با داشتن يک ديد کلي نسبت به مهارتها و شايستگيهاي گروه به منظور تصميم گيري در رابطه با فعاليتهاي نظارت و توسعه). مديران ارشد و واحد منابع انساني مي توانند به اطلاعات يکپارچه در خصوص سازمان دست يابند که اين امر مشارکت و برنامه ريزي استراتژيک مشترک آنها را در زمينه منابع انساني امکانپذير مي سازد. به عبارت ديگر چنين سيستم يکپارچه اي از HRIS قابليت کاربرد منعطف داده هاي شخصي دخيره شده را امکانپذير مي سازد که اين امر هم موجب تحول سبک مديريت افراد و هم نقش واحد منابع انساني خواهد شد. (منبع3)
 

تغيير سيستم اطلاعاتي منابع انساني در جهت استفاده از روشهاي HRM

داده هاي منابع انساني بسيار متنوع هستند، اين داده ها شامل تاريخچه شغل (جابجايي ها، ترفيع ها و ...)، جزئيات مربوط به پرداختها، موجودي مهارتها و شايستگيها، مستندات مربوط به تحصيل و آموزش، جزئيات مربوط به ارزيابي عملکرد، غيبتها، تأخيرها، تصادفات، جزئيات مربوط به امور پزشکي و انتظامي، اخطارها، تعليقات، تعطيلي ها، مستندات مربوط به بازنشستگي و پايان خدمت مي باشند. يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني پايگاه الکترونيکي براي ذخيره و اصلاح داده هاي منابع انساني فراهم مي کند که حداقل براي هر کسي که ممکن است بخواهد به آنها دسترسي داشته باشد موجود و در دسترس باشد. موضوع مهم اين است که اين سيستمهاي IT چگونه در رابطه با وظايف منابع انساني در عمل مورد استفاده قرار مي گيرند.

زابوف  (1998) بين اتوماسيون و ظرفيت اطلاعاتي IT تمايز قائل شده است. واژه "اتوماسيون يا خودکارسازي" توصيف مي کند که چگونه کاربردIT مي تواند نيروي کار فکري يا فيزيکي را در مديريت داده ها ذخيره کند. بکارگيري HRIS به منظور اتوماسيون و خودکارسازي روشهاي مديريت اطلاعات HR مي تواند هم موجب کارايي بيشتر روشهاي جاري منابع انساني و هم کاهش هزينه هاي سربار شود. چنانچه اين کار با دقت انجام شود مي تواند منجر به بهبود خدمات منابع انساني شود و اين کار از طريق سرعت خدمات و بهبود کيفيت و ثبات اطلاعات اتفاق مي افتد.

براي توصيف اينکه چطور مي توان فراتر از ظرفيت اتوماسيون تکنولوژي نگريست، زابوف واژه اي تحت عنوان "اطلاع رساني  " را به کار برد تا نشان دهد که چگونه ابزارهاي IT مي توانند انواع جديدي از اطلاعات را ايجاد کنند، جايي که اطلاعات نوعي محصول قلمداد مي شوند و بنابراين جريانهاي جديدي از اطلاعات ايجاد مي شود. در HR از طريق وروديها به پايگاه داده HRIS، گزارشات ايجاد مي شوند و اين کار از طريق گزارش سازي که از قبل برنامه نويسي شده است صورت مي گيرد که به موجب آن داده هاي HR به طور شفاف از طريق تجميع داده هاي شخصي که به عنوان ورودي عمل نموده اند ايجاد مي شود. بنابراين تلاشها به منظور توسعه از سبک اتوماسيون مديريت اطلاعات به سبکي که جنبه اطلاعاتي بيشتري دارد به طور واضح امکانپذير است و متخصصان منابع انساني و سايرين را قادر مي سازد که به صورت استراتژيک بر مبناي اطلاعات منابع انساني در تصميم گيريهاي سازماني عمل کنند.

به هر حال زابوف معتقد است که فهميدن ظرفيت بالقوه اطلاعاتي IT مستلزم يک تغيير بنيادي در اين فلسفه است که چه کسي به اطلاعات دسترسي دارد و چگونه آن را مورد استفاده قرار مي دهد. پذيرش استراتژي اتوماسيون مفروض بر اين امر است که سيستم به خودي خود مي تواند تصميم گيري کند و بنابراين هدف اين است که اپراتورهاي انساني به عنوان يک ورودي کاهش يابند و سيستم جايگزين آنها شود. پذيرش استراتژي اطلاعات مستلزم فراهم کردن دسترسي کارکنان به اطلاعاتي است که توسط ابزارهاي قدرتمند ايجاد شده اند و بنابراين آنها مي توانند بر مبناي ظرفيت انساني بي همتاي خود براي تغيير و انطباق با موقعيتهاي ويژه تصميمات بهبوديافته تري بگيرند. ضرورتا پس از آن، استراتژي اتوماسيون در رابطه با پذيرش يک سيستم اطلاعاتي منابع انساني، مستلزم بکارگيري داده هايي است که توسط سيستم IT فراهم شده و به دنبال افزايش نظارت کارکنان و جايگزيني کارکنان تا حد امکان با ماشين آلات است. دسترسي به پايگاه داده به متخصصان منابع انساني محدود خواهد شد که از داده ها براي نظارت و کنترل مستقيم استفاده کنند.

IT مديران را قادر مي سازد که اهداف تجاري خود را با اهداف گسترده تر سازمان يکپارچه سازند و کارکنان را قادر مي سازد که به قسمتهايي از سيستم دسترسي يابند و اطلاعاتي در مورد شغل خود از جمله آموزش، ساختارهاي حرفه اي، پاداش، شرايط استخدام وطرحهاي سازماني براي مشارکت کارکنان بيابند. به اين طريق هم مديران و هم کارکنان توانمندتر خواهند شد و کنترل بيشتري پيرامون کار و زندگي کاري خود خواهند داشت.

سيستم اطلاعاتي منابع انساني بايد به منظور عمل کردن فراتر از مرزهاي کارکردي واحد منابع انساني و گاهي حتي فراتر از مرزهاي سازماني طراحي شود و اين همان جايي است که فعاليتهاي منابع انساني به صورت برون سپاري شده انجام خواهند شد. (منبع3)


مزاياي سيستم اطلاعاتي منابع انساني

کسب و کارها اغلب براي دستيابي به مزيت رقابتي، خود را براي رويارويي با تغييرات آماده مي کنند. بسياري از شرکتها براي اجراي تکنولوژيهاي جديد مثل HRIS مشکل دارند و اين مشکل ناشي از کمبود سرمايه و مهارت آنهاست. بنابراين شرکتها تا زماني که نسبت به مزاياي ناشي از سيستم اطلاعاتي منابع انساني براي سازمان متقاعد نشوند نسبت به اجراي آن تمايلي ندارند. مزاياي عمومي HRIS که مکررا در مطالعات ذکر شده عبارت است از افزايش دقت، دسترسي سريع و به موقع به اطلاعات و کاهش هزينه ها. لدرر  (1984) بيان مي کند که چرا دقت و سرعت (به موقع بودن) در سيستم اطلاعاتي منابع انساني در رابطه با عمليات سازماني، فعاليتهاي کنترل و برنامه ريزي در منابع انساني مهم است.

علاوه بر آن، کواک و همکاران (2002) چندين مزيت اداري (اجرايي) و استراتژيک در کاربرد HRIS را ذکر کرده اند. به طور مشابه ست  و بکرز  5 مزيت ناشي از بکارگيري سيستم اطلاعاتي توسط شرکتها را بيان مي کنند. آنها معتقدند HRIS :
1.از طريق بهبود عمليات منابع انساني قدرت رقابتي را افزايش مي دهد.
2.تعداد و تنوع گزارشات مربوط به منابع انساني را افزايش مي دهد.
3.تمرکز HR را از روي فرآيند تحولات به سوي مديريت منابع انساني استراتژيک  تغيير مي دهد.
4.کارکنان را قسمتي از HRIS مي کند.
5.کل عمليات منابع انساني شرکتها را مهندسي مجدد مي کند.

برادريک و بودريو (1992) نشان داده اند که HRIS چگونه مي تواند موجب کاهش هزينه، افزايش کيفيت، رضايت مشتري و نوآوري شود. سدري  و کاترجي  بيان کرده اند که وقتي عمليات HRIS کامپيوتري مي شود، تصميم گيري در خصوص توسعه، برنامه ريزي و اجراي HR سريعتر مي شود و اين امر در نتيجه سهولت ذخيره، به روزرساني، طبقه بندي و تحليل داده است. علاوه بر آن، آنها بيان کرده اند که سيستم اطلاعاتي منابع انساني مي تواند موجب تقويت شخصيت و صفات مميزه سازماني شود.
 

موانع اجراي سيستم اطلاعاتي منابع انساني

ست و بکرز (2002) اظهار داشته اند که هزينه راه اندازي و نگهداشت HRIS مي تواند انقدر زياد باشد که مانع اصلي در اجراي آن شود. به طور مشابه کواک و کث کارت (1999) معتقدند که فقدان حمايت مادي و معنوي مديريت ارشد از بزرگترين موانع در دستيابي به مزايا و قوتهاي اصلي HRIS است. آنها همچنين نشان دادند که چالشهاي ديگر در اين راستا کمبود دانش طراحان سيستم در خصوص منابع انساني و کمبود ابزارها و راه حلها براي کاربران منابع انساني است. يک بررسي انجام شده توسط مؤسسه مديريت  (2002) نشان داد که مشکلات يا موانع در مديريت HRIS عبارتند از:
• کمبود نيرو
• کمبود بودجه
• مشکلات مربوط به مديريت زمان
• نياز به همکاري با ساير بخشها و دپارتمانها
• کمبود حمايت از سوي تکنولوژي اطلاعات (IT) (منبع 2)
 

نتيجه گيري

در دنياي حاضر کارکنان به عنوان ارزشمندترين دارايي سازمان قلمداد مي شوند و در واقع عامل ايجاد کننده مزيت رقابتي براي سازمان هستند. چنانچه سازماني بتواند از اين منابع باارزش به صورت کارا و اثربخش استفاده کند، روز به روز بر موفقيت آن افزوده خواهد شد.

مديريت منابع انساني فرآيندي است که به دنبال افزايش توانمندي سازماني از طريق کارکنان سازمان است که در جهان کنوني يکي از مهمترين عوامل موفقيت محسوب مي شود. در اين راستا ابزارهاي متعددي وجود دارند که موجب تسهيل اين فرآيند مهم و حياتي در سازمان مي شوند. يکي از اين ابزارها استفاده از تکنولوژيهاي جديد و انواع سيستمهاي پيشرفته است که سيستم اطلاعاتي منابع انساني يکي از اين سيستمهاست که به دنبال افزايش اثربخشي مديريت منابع انساني از طريق ادغام آن با اطلاعات است.

سيستم اطلاعاتي منابع انساني سيستمي است که مديريت ارزشمندترين دارايي سازمان يعني کارکنان آن را تسهيل نموده و به سازمان در دستيابي به موفقيت کمک مي کند. اين سيستم قابليتهاي متعددي داراست که کم و بيش توسط سازمانها شناخته شده و در حال استفاده است. اگرچه که همه سازمانها از تمام اين قابليتها به صورت کارا استفاده نمي کنند اما بررسيها نشان داده اند که روند استفاده از اين سيستم اطلاعاتي رو به افزايش است و مزاياي زيادي در کاربرد آن براي سازمان نهفته است.

چنانچه سازمانها بتوانند اين سيستم را به درستي شناخته و با غلبه بر موانع و محدوديتهاي آن، در جهت صحيحي از آن استفاده نمايند، خواهند توانست فرآيندهاي مربوط به مديريت منابع انساني را تسهيل نموده و از اين طريق به خلق ارزش براي سازمان کمک نمايند.
 
 
 
منابع:

1.  Ball, Kirstie S. (Birmingham Business School, University of Birmingham, Birmingham, UK), "The use of human resource information system: a survey", Personnel Review, Vol. 30 No. 6, 2001, pp. 677- 693, MCB University Press.

2.  Ngai, E.W.T. and Wat, F.K.T. (Department of Management and Marketing, The Hong Kong Polytechnic University, Hung Hom, Kowloon, Hong Kong), " Human Resource Information System: a review and empirical analysis", Personnel Review, Vol. 35 No. 3, 2006, pp. 297 – 314, Emerald Group Publishing Limited.

3.  Tansley, Carole (Nottingham Business School, The Nottingham Trent University, Nottingham, UK), Newell, Sue (Royal Holloway Management School, University of London, UK), Williams, Hazel (Nottingham Business School, The Nottingham Trent University, Nottingham, UK),  "Effecting HRM-style practices through an integrated human resource information system", Personnel Review, Vol. 30 No. 3, 2001, pp. 351- 370, MCB University Press

4.  Tansley, Carole (Department of HRM, Nottingham Business School, The Nottingham Trent University, Nottingham, UK), Newell, Sue (Department of Management, Bentley College, Waltham, Massachusetts, USA), "Project social capital, leadership and trust: A study of human resource information systems development", Journal Of Management Psychology Vol. 22 No. 4, 2007 pp. 350-368, Emerald Group Publishing Limited

5.  Gasco, Jose L. ,  Llopis, Juan. &  Gonzalez, M. Reyes. (Department of Firm Organization, University of alicante, alicante, Sapain), " The use of information technology in training human resources", Journal of European Industrial Training Vol. 28 No. 5, 2004 pp. 370-382, Emerald Group Publishing Limited
 

گردآورنده : نسيم نظري
ناشر : همکاران سيستم 

صفحه اصلی | پروژه های آماده  | ورود به سایت | عضویت | سفارش پروژه | ارسال پروژه | معرفی سایت به دیگران با SMS | تبادل لینک | توانایی ها | تماس با ما 
کلیه حقوق متعلق به سایت IranProject.Ir می باشد ، استفاده از مطالب و پروژه های سایت با ذکر منبع بلامانع می باشد.